Qué debe incluir una factura: requisitos obligatorios para autónomos (2026)

Actualizado el 23 de septiembre de 2026. Escrito por el equipo de FreelanceFácil según nuestra metodología.

Una factura no es solo un papel para cobrar. Es el documento que Hacienda usa para comprobar tu IVA, tu IRPF y el de tu cliente. Por eso la ley fija qué datos tiene que llevar, y un dato que falta puede hacer que tu cliente no pueda deducirse el gasto o que tengas que rehacer la factura meses después.

En esta guía repasamos cada dato obligatorio, explicamos cuándo aplica y por qué existe, y al final tienes un comprobador para revisar tu propia factura en un minuto.

La norma que lo regula

Todo lo que tiene que llevar una factura en España está en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012. Su artículo 6 enumera el contenido de la factura completa, y el artículo 7 el de la factura simplificada. Es la misma norma para autónomos, freelancers y empresas: no hay un formato especial por ser persona física.

La ley no exige ningún diseño concreto. Puedes hacerla en Word, en una hoja de cálculo, en un programa de facturación o con nuestro generador de facturas. Lo que importa es el contenido.

Los datos obligatorios, uno por uno

1. Número y serie

Cada factura lleva un número correlativo: la 2026-015 va después de la 2026-014, sin saltos ni repeticiones. Puedes usar varias series (por ejemplo, una por año, o una para clientes nacionales y otra para extranjeros), pero dentro de cada serie la numeración no se puede saltar.

Las facturas rectificativas tienen que ir en una serie propia, por ejemplo R2026-001. Es uno de los errores más frecuentes: meter la rectificativa en la misma serie que las facturas normales.

2. Fecha de expedición

El día en que emites la factura. Determina en qué trimestre la declaras.

3. Fecha de la operación, si es distinta

Si terminaste el trabajo el 28 de junio pero emites la factura el 3 de julio, la factura debe indicar también la fecha en que prestaste el servicio. Es lo que la ley llama fecha de realización de la operación. Si coincide con la de expedición, no hace falta repetirla.

4. Nombre y apellidos o razón social de ambas partes

Tu nombre completo tal y como figura en tu NIF (si eres autónomo, tu nombre personal, no tu nombre comercial) y el nombre o la razón social completa del cliente. Puedes añadir tu nombre comercial, pero como complemento.

5. NIF

Tu NIF es obligatorio en todas las facturas. El del cliente es obligatorio por ley en ciertos casos, como las operaciones intracomunitarias o las que llevan inversión del sujeto pasivo. En la práctica, cuando facturas a una empresa o a un autónomo inclúyelo siempre: sin él, tu cliente no puede deducirse el IVA de tu factura, y es lo primero que te pedirá que corrijas.

6. Domicilio de ambas partes

El tuyo y el del cliente. Si trabajas desde casa, es tu domicilio fiscal. Si el cliente es una empresa, su domicilio social.

7. Descripción del servicio

Lo suficientemente clara como para saber qué has facturado y calcular la base: "Diseño de identidad visual: logotipo, paleta y manual de marca" es una buena descripción; "Servicios profesionales" es demasiado vaga y es una señal de alerta en una inspección. Incluye precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté incluido en ese precio.

8. Base imponible, tipo de IVA y cuota

La factura tiene que mostrar la base imponible, el tipo de IVA que aplicas (normalmente el 21% para servicios profesionales) y la cuota de IVA resultante, por separado. No basta con poner el total.

9. Mención legal cuando no hay IVA

Si la factura no lleva IVA, debe explicar el motivo con una referencia a la norma. Los casos más habituales para un freelance:

• Servicios a una empresa de otro país de la UE: "Operación no sujeta a IVA por reglas de localización (art. 69 Ley 37/1992). Inversión del sujeto pasivo." Lo explicamos en detalle en cómo facturar a clientes extranjeros.
• Actividades exentas (algunas formaciones regladas o servicios sanitarios, por ejemplo): la mención del artículo 20 de la Ley del IVA que corresponda.

10. Retención de IRPF, cuando aplica

Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo en España, normalmente tienes que aplicar una retención de IRPF: el 15% con carácter general, o el 7% el año en que empiezas la actividad y los dos siguientes. La retención se resta del total: tu cliente la ingresa en Hacienda en tu nombre. No se aplica cuando facturas a particulares ni a clientes extranjeros.

Comprueba tu factura

Factura completa o simplificada

La factura simplificada (lo que antes se llamaba "ticket") solo se puede usar en importes de hasta 400 € con IVA incluido, o hasta 3.000 € en algunos sectores de venta al por menor y hostelería. No lleva todos los datos del cliente, así que tu cliente empresa no podrá deducirse el IVA con ella salvo que añadas sus datos fiscales.

Como freelance que factura servicios a empresas, la regla práctica es sencilla: emite siempre factura completa.

Los errores que más se repiten

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Hacienda puede revisar tus impuestos durante los 4 años siguientes al final del plazo de cada declaración, así que ese es el mínimo fiscal. La normativa mercantil habla de 6 años para los libros y documentos de un empresario. Lo prudente es guardar todas tus facturas, emitidas y recibidas, 6 años. En PDF es perfectamente válido, siempre que sea legible y no se pueda alterar.

¿Y el nuevo sistema de facturación de Hacienda?

Hacienda ha aprobado nuevos requisitos para los programas informáticos de facturación (el llamado sistema Veri*factu), que obligarán a que el software registre cada factura de forma que no se pueda modificar a posteriori. Su entrada en vigor se ha aplazado varias veces; según la última modificación que conocemos, la obligación para autónomos se ha retrasado hasta 2027. Como la fecha puede volver a cambiar, confírmala en la web de la Agencia Tributaria antes de cambiar de herramienta. Los datos obligatorios de la factura que explica esta guía no cambian con ese sistema.

Preguntas frecuentes

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