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Cómo calcular el precio de un proyecto freelance sin perder dinero
Actualizado el 23 de septiembre de 2026. Escrito por el equipo de FreelanceFácil según nuestra metodología.
Lo esencial
- El error que más dinero cuesta al presupuestar es estimar solo el trabajo visible y olvidar reuniones, correos, revisiones y gestión, que suelen sumar entre un 10% y un 20% más.
- Estima cada fase con tres cifras (optimista, probable y pesimista) y usa la media ponderada: (O + 4·P + Pe) ÷ 6.
- Añade un colchón de imprevistos proporcional a la incertidumbre del proyecto, de entre el 15% y el 35%.
- Fija por escrito cuántas rondas de revisión incluye el precio y cuánto cuesta cada ronda extra. Es tu mejor protección contra los proyectos que no terminan nunca.
Cobrar por hora es sencillo, pero muchos clientes prefieren un precio cerrado: quieren saber cuánto van a pagar antes de empezar. El riesgo de un precio cerrado es tuyo, y si lo calculas "a ojo", ese riesgo se convierte en horas que trabajas gratis.
Este método por fases te permite dar un precio cerrado con la misma seguridad que una tarifa por hora. Al final tienes una calculadora que lo aplica por ti.
Por hora o por proyecto: cuándo conviene cada uno
| Tarifa por hora | Precio por proyecto | |
|---|---|---|
| Quién asume el riesgo | El cliente: si se alarga, paga más | Tú: si se alarga, ganas menos por hora |
| Mejor para | Mantenimiento, soporte, proyectos sin alcance claro | Entregables bien definidos: una web, una identidad, un informe |
| Ventaja | Nunca trabajas gratis | Si trabajas rápido, ganas más por hora |
| Lo que tienes que controlar | Registrar bien las horas | El alcance y las revisiones |
El precio por proyecto premia la experiencia: cuanto más eficiente eres, más ganas por hora trabajada. Pero solo funciona si el alcance está bien definido.
El método, paso a paso
1. Parte de tu tarifa real
Todo presupuesto empieza por saber cuánto vale tu hora teniendo en cuenta tus gastos, impuestos, vacaciones y las horas que no puedes facturar. Si no la tienes calculada, hazlo primero con la calculadora de tarifa freelance, o lee cómo calcular cuánto cobrar por hora.
2. Divide el proyecto en fases
Un proyecto entero es difícil de estimar. Sus partes, no tanto. Una división que funciona para casi cualquier servicio creativo o técnico:
- Descubrimiento: reunión inicial, briefing, investigación, propuesta.
- Ejecución: el trabajo principal (diseño, desarrollo, redacción…).
- Revisiones: las rondas de cambios incluidas en el precio.
- Entrega y cierre: preparación de archivos, documentación, formación, puesta en marcha.
A esas fases hay que sumar una que nunca aparece en el briefing: la gestión y comunicación. Correos, llamadas, esperas, pequeñas consultas. En la mayoría de proyectos supone entre un 10% y un 15% del tiempo total, y la calculadora de abajo la añade automáticamente.
3. Estima cada fase con tres números
Para cada fase, piensa en tres escenarios: si todo va bien (optimista), lo más probable y si surgen problemas (pesimista). Luego aplica la media ponderada que se usa en gestión de proyectos, conocida como estimación PERT:
Horas estimadas = (optimista + 4 × probable + pesimista) ÷ 6
Ejemplo: una fase que podría llevarte 10 horas si va rodada, 14 lo normal y 24 si se complica. (10 + 56 + 24) ÷ 6 = 15 horas. Es más realista que quedarse con las 14 "normales", porque tiene en cuenta que los problemas suelen alargar más de lo que acortan las buenas noticias.
4. Añade un colchón de imprevistos
Incluso con una buena estimación, algo cambiará. El colchón no es un sobreprecio: es el coste real de la incertidumbre. Una guía orientativa:
- 15% para un tipo de proyecto que has hecho muchas veces, con un cliente conocido.
- 25% para un proyecto habitual con un cliente nuevo.
- 35% para algo que no has hecho antes o con un alcance que todavía se está definiendo.
5. Suma los gastos directos
Licencias de software específicas, tipografías, bancos de imágenes, desplazamientos, dominios o servidores. Todo lo que pagas solo por este proyecto se suma aparte, sin aplicarle el colchón.
6. Define las revisiones y su precio
Decide cuántas rondas de cambios incluye el precio (dos es lo más habitual) y qué cuesta cada ronda adicional. Ponlo en el presupuesto y en el contrato. Cuando un cliente pide una cuarta ronda, no tienes que negociar nada: ya está acordado.
Calcula el precio de tu proyecto
Calculadora de precio por fases
Pon las horas estimadas de cada fase. La calculadora añade la gestión (12%) y tu colchón de imprevistos.
Fíjate en la última línea. Es la razón por la que el colchón y las revisiones pactadas importan tanto: aunque todo se complique, tu tarifa real no se hunde.
Un ejemplo completo: web corporativa de cinco páginas
Una diseñadora y desarrolladora con una tarifa de 40 €/h recibe el encargo de una web corporativa para un cliente nuevo:
| Fase | Optimista | Probable | Pesimista | Estimación |
|---|---|---|---|---|
| Descubrimiento | 4 h | 6 h | 8 h | 6 h |
| Diseño y desarrollo | 24 h | 30 h | 42 h | 31 h |
| Dos rondas de revisión | 4 h | 6 h | 8 h | 6 h |
| Entrega y formación | 2 h | 3 h | 4 h | 3 h |
Suma 46 horas. Con un 12% de gestión (5,5 horas) y un colchón del 25% por ser cliente nuevo, el total son unas 64 horas. A 40 €/h son 2.576 €, más 60 € de tema y licencias: 2.636 €, que redondea a 2.650 € sin IVA. Cada ronda de revisión extra se cobraría a 120 €.
Si lo hubiera presupuestado "a ojo" con las 45 horas probables, habría pedido 1.800 €, y cualquier complicación la habría pagado de su bolsillo.
Cómo presentar el precio al cliente
- Muestra el alcance, no las horas. Enumera lo que incluye cada fase y los entregables. Si enseñas las horas, el cliente las negociará una a una.
- Indica qué no incluye (textos, fotografía, mantenimiento) y cuánto costaría si lo necesita.
- Pide un adelanto del 30% al 50% para empezar, y el resto a la entrega o por hitos. Te protege frente a impagos, como explicamos en qué hacer si un cliente no te paga.
- Pon una validez al presupuesto (por ejemplo, 30 días), para no quedar atado a un precio meses después.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que enseñar al cliente el colchón de imprevistos?
No. El colchón forma parte de tu coste real y va incluido en el precio de cada fase. Lo que sí conviene explicar es qué pasa si el alcance cambia: se presupuesta aparte.
¿Y si el cliente dice que es caro?
Antes de bajar el precio, reduce el alcance: menos páginas, una ronda de revisión menos o una fase que haga el propio cliente. Bajar el precio sin tocar el alcance es trabajar más barato, no más eficiente.
¿El precio del presupuesto lleva IVA?
Indica siempre si el importe es con o sin IVA. Entre profesionales lo habitual es dar el precio sin IVA y añadirlo en la factura, junto con la retención de IRPF si corresponde.
Convierte el cálculo en un presupuesto profesional
Con el precio decidido, crea el documento con nuestro generador de presupuestos o sigue la estructura de nuestra plantilla de presupuesto freelance.